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陕西省交通广告传媒有限公司公文处理办法(试行)
发布时间:2010/1/24 收藏本文

第一章 总 则 

   第一条 为了加强陕西省交通广告传媒有限公司(以下简称公司)的公文管理,推进公文处理规范化、制度化、科学化建设,提高公文处理工作的效率和质量,根据《陕西省交通运输厅行政公文处理实施办法》等有关规定,结合公司实际,制定本办法。

    第二条 公司公文(包括电报,下同),是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布规章和措施,请示和答复问题,安排生产经营活动,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

    第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

    第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关保密规定。

    第六条 公司综合管理部是公文处理的管理机构,主管公司的公文处理工作。

第二章 公文种类

    第七条 公司常用的公文种类有:

    (一)决 定

    适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销公司不适当的决定事项等。

    (二)规定、办法

  “规定”适用于对某项工作或活动作出安排,提出具体管理措施和行为规范。

  “办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

   (三)通 知

    适用于发布规章制度的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;传达要求部门办理和需要周知或者执行的事项;任免和聘用干部。

    (四)通 报

    适用于表彰先进,批评错误,传达重要信息或情况。

    (五)报 告

    适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

   (六)请 示

    适用于向上级单位请求指示、批准。

    (七)意 见

    适用于对重要问题提出见解和处理方法,答复对方征求对某项工作的意见。

    (八)函

    适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

   (九)会议纪要

    适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费审批以及政策性强、涉及面广的重大事项等,应以其他文件专项行文。

第三章 公文格式

    第八条 公文一般由发文单位、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

    (一)涉及国家和公司秘密的公文应当在公文首页左上角标明密级,分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。其中,绝密级文件还应当标明份数序号。

   (二)紧急公文应当根据紧急程度,在公文首页左上角分别标明“特急”、“急件”。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平”。

   (三)公司在发文中应当使用全称或规范化简称,公司简称为“省交通广告”;联合行文,主办单位应当排列在前。

    (四)发文字号应当包括:单位代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。公文的发文字号一般标注在发文单位之下,横线上方居中;函件的发文字号标注在横线下方右侧。发文字号中的年度括号应使用“〔〕”,不可使用“()”或“[ ]”代替,序号不编虚位,不加“第”字。

    公司发文代字分为“陕交广告字”、“陕交广告发”、“陕交广告函”三类,其中,“陕交广告字”为上行文,发文代字的使用,视公文的内容,参照《陕西省交通运输厅行政公文分类及应用规定》执行。

    (五)上行文应注明签发人及所有会签人姓名。上行文标识的“签发人”用3号仿宋体字,后标全角冒号,签发人姓名用3号楷体字。其中,“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人)的姓名和电话。

    (六)公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,词组、短语之间一般也不空格。 

    转发文件的标题,除被转发文件的文种为“通知”时省略外,其它文种可保留一级。(如需要转发的文件是“国务院关于加强安全生产工作的通知”;转发文件的标题为“转发国务院关于加强安全生产工作的通知”,不用“通知的通知”。)

    (七)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

    (八)公文如有附件,应在正文之后,成文日期之前注明附件的顺序和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号;附件应与公文正文一起装订,页码连续编排;附件的序号和名称前后标识应一致;公文附件如果是表格,仍标识为“附件”,而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。

    (九)公文除“会议纪要”(以会议纪要名称为文头的)和以电报形式发出的外,一律加盖印章。联合上报的公文,为简化手续和提高效率,由主办机关加盖印章。印章与正文最后一行应当保持规定的间距。当正文内容排完,所剩空间不能容下印章位置时,应通过调整行距、字距,使印章与公文同处一面不得采取“此页无正文”的做法。

    (十)成文日期,以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件,以通过日期为准,并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。成文日期应当用汉字将年、月、日标全。不可将年份中“○”写为文字“零”、英文“o”或数字“0”。

    (十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

    (十二)公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词,主题词之间应空二个字的距离。上行文按照上级机关的要求标注主题词。平行文和下行文按照本机关的公文主题词表标注主题词。 

    (十三)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    (十四)公文文字从左至右横写、横排,并使用规定的字号和字体。 

    第九条 排版规格与印制装订

    (一)排版规格

公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm x 297mm ),左侧装订。一份公文纸张规格应当保持一致(有些表格例外)。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

    正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。个别上报文件按照要求A4型与16开纸张均可。

    (二)印刷、装订

    公文双面印刷,页码套正,左侧三分之一处装订,不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。

    (三)标题字号

    公文标题用2号小标宋体字,置于红色反线下空2行,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。公文一级小标题字型使用黑体。

第四章 行文规则

    第十条 行文应当确有必要,注重效用,从严控制发文数量。向上级单位报送的请示、报告为3份。报送文件涉及事项需要上会研究的,其份数按通知要求办理。

    第十一条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。公司可以独立或与同级单位、社会团体联合对外行文;各部门(综合管理部除外)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外,不得对外正式行文;同级单位可以联合行文。

  第十二条 一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时,应抄送越过的单位。

  第十三条 公司内部之间对有关问题未经协商一致,不得行文。

  第十四条 向本系统平级单位的重要行文,应当抄送直接上级单位。

    第十五条 “请示”应一文一事,一般只写一个主送单位。对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文,在报请上级或业务主管部门审批的同时,可抄送有关单位。

  报告中不得夹带“请示”事项。

    第十六条 公司委托其他单位和个人代拟的公文稿,须经主管领导审核签字,并按公文处理程序办理。

第五章 发文办理

    第十七条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、发文登记、分发等程序。公司发文程序:主办部门承办人拟稿-部门负责人核稿-有关部门会签-综合管理部审核-总经理审签-综合管理部登记、编号、缮印、存档-主办部门分发。

    第十八条 拟 稿

    公文的起草,应由熟悉该项工作和业务的专人负责,重要公文应由部门负责人主持起草,在适当范围内征求意见,经集体研究后定稿。以公司或部门名义行文,应按本办法的相关规定草拟公文文稿,并由相关负责人核稿签字。

    第十九条 草拟公文应做到:

    (一)符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。

    (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅要力求简短。 

    (三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

    (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

    (五)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

    (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“⑴”。

    (七)应当使用国家法定计量单位。

    (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

    (十)公文文稿第一页应用拟文稿纸誊写,按规定格式写明文件标题、拟稿单位、拟稿人以及文稿正文等。主办部门负责人应对草拟文稿进行认真审核,并在拟文稿纸上签字。

    第二十条  会 签

    拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应主动与有关部门协商、会签,取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。

    第二十一条  审 核

    公文送负责人签发前,应当由综合管理部进行审核,未经审核,不得送领导签发。审核的重点是:是否需要行文、行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。在不改变原意的情况下,审核人员有权对文稿进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿,可提出修改意见,由拟稿人进行修改。勾划较乱的文稿应由拟稿人誊清后再送领导签发。

    第二十二条  签 发

    董事会的文件,一律由董事长签发。涉及重大事件、重大工作的上报文件,由总经理阅,董事长签发。涉及经营管理工作和执行工作的上报文件,由总经理签发。

向外单位发的函件,由分管业务的副总经理签发。

    第二十三条  复 核

    公文正式印制前,综合管理部门应当进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
    第二十四条  登记、校对、缮印、分发
    (一)签发后的文稿由综合管理部登记编号。

    (二)各部门撰写的文稿均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对,以确保质量。
    (三)打印成文的文件送综合管理部缮印,缮印完,留存2份归档。除会议纪要外,公文一律加盖印章,印章要缮印清楚,不压正文,骑年盖月。
    (四)印制好的文件,应按确定的份数由拟稿人负责分发。上报的文件一定要严密装封,并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件,一律不得托人代捎。

    (五)缮印过程中,承办人员如修改原稿时,应与综合管理部核稿人联系;如属重要修改,应请示原审签的主管领导同意。 

第六章 收文办理

    第二十条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

    第二十条  签 

    收文人在送文本上签字,表示文件收到。收文人要对收进的文件进行认真清点,检查有无错收、缺页等现象,发现问题及时联系解决。 

    二十七条  登 

    来文登记包括:来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。一般事务性来文可视情况确定是否登记。收到的公文要加盖收文章,编写收文流水号,并逐项登记公文的收文机关、制发机关、发文字号、标题等内容。

    二十八条  审 

    收到上级机关或平级单位需要办理的公文综合管理部应进行审核。审核重点是:是否应由公司办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他规定;涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。不符合本办法规定的公文,可退回呈报单位并说明理由。

    二十九条  拟 

    经审核,对符合本办法规定的公文,综合管理部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。

    第三十条  批 

    审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

    第三十条  承 

    承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应立即退回综合管理部,并说明理由,不得横向传递。

    公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级协调或裁定。

办理完毕的文件应及时交还综合管理部归档

    第三十条  督 

    领导批示或者交有关部门办理的公文,综合管理部要负责办,做到紧急公文跟踪办,重要公文重点办,一般公文定期办。

    第三十条 公文传递要以综合管理部为中心点,各承办部门收、还文件均直接与综合管理部交接,不得横向传递。

第七章 公文归档

    第三十条 公文办理完毕后,应当及时整理并交综合管理部归档。个人不得保存应当归档的公文。

  第三十条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等分门别类进行整理,确定保管期限,按照有关规定定期向公司综合管理部移交。保证应归档的公文齐全、完整,能够准确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。

  第三十六条 公司与其他单位联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

    第三十七条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

    第三十八条 具有长期或永久保存价值的电子文件,须将电子文件与相应的纸质文件一并归档,没有纸质文件的,必须制成纸质文件。

第八章 公文管理

    第三十九条 公文由综合管理部安排专职人员统一收发、用印、归档和销毁。

    第四十条 上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经总经理批准,可以翻印,翻印件同正式文件一样管理。翻印时,要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

  第四十一条 公开发布行政机关的公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

  第四十二条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。

  第四十三条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

  第四十四条 不具备归档和保存价值的公文,经鉴定和主管领导批准后,可以定期销毁。

    第四十五条 销毁秘密公文,应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失,不漏销。其中销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

    工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

    四十六条 本办法由陕西省交通广告传媒有限公司负责解释。

    第四十七 本办法自印发之日起执行

信息来源:陕西省交通广告传媒有限公司
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